Oblast zpracování

Účel zpracování

Právní základ zpracování

Doba zpracování

Vedení osobních spisů zaměstnanců, mzdové listy – jedná se zejména o tyto osobní údaje:

- jméno,

- příjmení (včetně rodného příjmení),

- titul,

- datum narození,

- místo narození,

- rodné číslo,

- státní občanství,

- trvalý pobyt,

- jiné místo pobytu,

- rodinný stav (pouze u zaměstnance, který uplatňuje daňové zvýhodnění),

- počet vychovaných dětí (pouze u zaměstnance, který uplatňuje daňové zvýhodnění),

- vzdělání (včetně kopie vysokoškolského diplomu),

- odborné znalosti či dovednosti,

- číslo bankovního účtu,

- druh pobíraného důchodu,

- údaje o změněné pracovní schopnosti,

- údaje o srážkách ze mzdy včetně údajů o probíhajících exekučních řízeních,

- zdravotní pojišťovna,

- příslušnost k systému sociálního pojištění jiného státu,

- podpis,

- e-mail,

- telefon,

- údaje o příspěvcích poskytovaných do systému životního a penzijního připojištění včetně smluvních podmínek konkrétních produktů,

- věk,

- pohlaví,

- zvláštní kategorie osobních údajů: informace o zdravotním stavu zaměstnance, a to pouze v rozsahu, k němuž je dle zákona povinen (povinná vstupní prohlídka, pracovní úrazy).

Plnění povinností vyplývajících zaměstnavateli zejména z pracovně-právních a daňových předpisů:

- zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce;

- zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění;

- zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění;

- zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění;

- zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád;

- zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů;

- zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti;

- zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících;

- zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti;

- zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění;

- nařízení vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu.

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy (pracovní smlouvy nebo dohody konané mimo pracovní poměr);

čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Po dobu trvání pracovního poměru, některé osobní údaje zaměstnanců jsou uchovávány na základě zákona i po skončení pracovního poměru:

evidenční listy důchodového pojištění – 3 roky;

záznamy o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti – 6 let;

záznamy a údaje o zdravotním a nemocenském pojištění – 10 let;

daňové doklady – prohlášení k dani, žádost o roční zúčtování, vyúčtování – 10 let, ostatní daňové doklady a účetní záznamy – 5 let;

záznamy o skutečnostech vedených v evidenci, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu po dobu 10 let;

mzdové listy a účetní záznamy pro účely důchodového pojištění, např. doklady o vzniku, druhu nebo skončení pracovního poměru apod. – 30 let;

záznamy a evidence docházky - 3 roky

doklady o době nepřítomnosti, dovolenky zaměstnance – 10 let;

výplatní listy – 30 let;

písemnosti týkající se prováděných srážek ze mzdy – 30 let;

důtky, výtky, hodnocení zaměstnance – 3 roky;

pracovnělékařské posudky – 10 let.

Zaměstnavatel dále uchovává i po skončení pracovního nebo obdobného poměru některé dokumenty obsahující osobní údaje zaměstnanců za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů zaměstnavatele, včetně dohody o hmotné odpovědnosti zaměstnance, a to po dobu 10 let od skončení pracovněprávního vztahu.

Prezentace a propagace školy – jedná se zejména o tyto osobní údaje:

- fotografie,

- video zaměstnance,

- zvukový záznam.

Prezentace a propagace správce na internetových stránkách školy, v hromadných sdělovacích prostředcích, na nástěnce nad rozsah oprávněného zájmu školy.

Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány do odvolání souhlasu subjektu údajů příp. po dobu trvání pracovněprávního vztahu.

Evidence životopisů uchazečů – jedná se o osobní údaje uvedené uchazeči v zaslaných životopisech.

Konání výběrového řízení na správcem vypsanou pracovní pozici;

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy (uzavření pracovní smlouvy/dohody konané mimo pracovní poměr);

Po dobu konání výběrového řízení.

Oblast zpracování

Účel zpracování

Právní základ zpracování

Doba zpracování

Přijímací řízení žáků:

dokumenty potřebné k přihlášení:

Přihláška ke vzdělávání:

jméno a příjmení uchazeče;

- datum narození;

- rodné číslo;

- místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování (v případě cizince místo pobytu

žáka);

- jméno a příjmení zákonného zástupce či jiné oprávněné osoby;

- místo trvalého pobytu tohoto zástupce,

popřípadě jinou adresu pro doručování;

Doplňující informace:

- telefonní spojení na uchazeče nebo zákonné zástupce či e-mailovou adresu;

- údaje o znevýhodnění uchazeče jako příloha.

Zápisový lístek:

- jméno a příjmení dítěte;

- datum narození;

- místo narození;

- adresa trvalého bydliště;

- státní občanství.

Zajištění přijímacího řízení – plnění právních povinností podle:

- zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) – dále jako „školský zákon“;

- zákona č. 500/2004 Sb., správní řád;

- vyhlášky č. 27/2016 Sb., o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných.

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Přihláška ke vzdělávání, rozhodnutí o přijetí a zápisový lístek jsou uchovávány po dobu studia a dále po dobu deseti let. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje zcela smazány.

Při posouzení doby zpracování se užívá postup dle spisového řádu školy.

Vedení školní matriky:

- jméno a příjmení,

- rodné číslo,

- datum narození,

- státní občanství,

- místo narození,

- místo trvalého pobytu,

- místo pobytu v ČR/zahraničí,

- údaje o předchozím vzdělávání,

- datum zahájení vzdělávání ve škole,

- údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole,

- vyučovací jazyk,

- údaje o znevýhodnění žáka, mimořádném nadání, podpůrných opatření, závěrech v doporučení školského poradenského zařízení,

- zdravotní způsobilosti ke vzdělávání, zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání,

- datum ukončení vzdělávání ve škole,

- jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

Vedení evidence žáků (školní matrika) podle zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon.

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Osobní údaje ze školní matriky jsou uchovávány po dobu padesáti let. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje zcela smazány.

Při posouzení doby zpracování se užívá postup dle spisového řádu školy.

Vedení ostatní povinné dokumentace, jedná se zejména o osobní údaje:

- výroční zprávy o činnosti školy,

- o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu vedené v třídní knize,

- záznamy z pedagogických rad,

- z knihy úrazů a záznamy o úrazech žáků, popřípadě lékařské posudky,

- protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy.

Vedení ostatní povinné dokumentace dle § 28 odst. 1 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon.

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Třídní knihy se uchovávají po dobu deseti let, jde o archiválii podle bodu 16 přílohy č. 2 zákona č. 499/2004

Sb., o archivnictví a spisové službě, kterou je nezbytné vždy předložit pro posouzení k výběru za trvalé archiválie. Ostatní dokumentace se uchovává po omezenou dobu vzhledem k deklarovanému účelu. Při posouzení doby zpracování se užívá postup dle spisového řádu školy.

Další osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu zákonného zástupce, jedná se zejména o osobní údaje:

- spojené s organizací mimoškolních akcí, zahraničních zájezdů, zajišťování skupinových a žákovských slev (číslo pasu, seznamu žáků na soutěžích, zájezdech aj.)

- spojené s prezentací a propagací školy (jméno, příjmení, třída, podobizna fyzické osoby, žákovské práce, hudební vystoupení, sportovní výkon)

Souhlas byl udělen k jednotlivým účelům zpracování:

- za účelem organizace mimoškolních akcí, zahraničních zájezdů, zajišťování skupinových a žákovských slev

- za účelem prezentace a propagace školy nad rozsah oprávněného zájmu školy dle čl. 6 odst. 1. písm. f) GDPR (zveřejňování fotografií žáků, rodičů, učitelů, návštěv a u žáků dále jméno, příjmení a doprovodné informace nespadá podle stanoviska ÚOOÚ do problematiky ochrany osobních údajů.)

Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány do odvolání souhlasu subjektu údajů příp. do dosažení účelu/po dobu studia.

Zajištění stravování žáků – jedná se zejména o tyto osobní údaje:

- Přihlášky ke stravování:

- jméno a příjmení žáka,

- třída žáka;

- příp. číslo účtu.

Zajištění zařízení školního stravování dle § 119 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon a vyhlášky č. 107/2005 Sb., o školním stravování.

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy);

čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Správce zpracovává evidenci strávníků, a to po dobu studia.

Oblast zpracování

Účel zpracování

Právní základ zpracování

Doba zpracování

Uzavírání smluv s dodavateli, smluvními partnery apod. – jedná se zejména o tyto osobní údaje:

- jméno a příjmení dodatele/smluvního partnera/jednající osoby,

- příp. titul,

- telefon,

- email,

- trvalý pobyt,

- jiné místo pobytu,

- datum narození,

- podpis.

Jednání, uzavření a kontrola plnění smlouvy, komunikace se smluvními partnery, plnění právních předpisů:

- zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

- zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek.

Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy;

čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

Osobní údaje smluvních partnerů či dodavatelů jsou uchovávány na základě zákona i po skončení smlouvy, a to po dobu deseti let od skončení smlouvy z důvodu plnění zákonných povinností správce údajů, které mu vyplývají z právních předpisů, zejména daňových a pro ochranu oprávněných zájmů správce údajů v případě vzniku soudního sporu. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje smluvních partnerů či dodavatelů zcela smazány.

Při posouzení doby zpracování se užívá postup dle spisového řádu školy.

Oblast zpracování

Účel zpracování

Právní základ zpracování

Doba zpracování

Vyřizování dožádání orgánů veřejné moci – jedná se o osobní údaje, o které požádá orgán veřejné moci

Vyřizování žádostí ze strany orgánů veřejné moci na základě právních předpisů:

- zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád;

- zákon č. 141/1961 Sb., trestní řád;

- zákon č. 500/2004 Sb., správní řád;

- zákon č. 273/2008 Sb., o Policii ČR

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

Záznam o poskytnutých údajích na základě dožádání orgánu veřejné moci je uchováván po dobu deseti let ode dne poskytnutí informací. Po uplynutí této doby je záznam vymazán.

Prezentace a propagace školy – jedná se zejména o tyto osobní údaje:

- jméno,

- příjmení,

- třída,

- podobizna fyzické osoby,

- žákovské práce,

- hudební vystoupení,

- sportovní výkon.

Prezentace správce na internetových stránkách školy, v hromadných sdělovacích prostředcích, na výstavách, přehlídkách, ve dnech otevřených dveří, propagačních materiálech školy, v kronice školy, informování o kontaktech na zaměstnance správce, propagace slušného chování a slušných způsobů společenského chování a mezilidských vztahů v rámci školní výuky i výchovy mimoškolní.  

Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR - zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy správce osobních údajů;

zveřejňování fotografií žáků, rodičů, učitelů, návštěv a u žáků dále jméno, příjmení a doprovodné informace nespadá podle stanoviska ÚOOÚ do problematiky ochrany osobních údajů.

ve výjimečných případech, které nesplňují výše uvedené podmínky se jedná o zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR se souhlasem subjektu údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou vzhledem k deklarovanému účelu;

po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance a v případech zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR se souhlasem subjektu údajů do odvolání souhlasu subjektu údajů.